Viimeisimmät uutiset

Taloyhtiön vuosikello

Suunnitelmallisuus taloyhtiön asioiden hoidossa tehostaa hallituksen työskentelyä ja säästää kaikkien kustannuksia. Vuosikello on kätevä työkalu taloyhtiön vuosisuunnitelman tekoon. Kun asiat laitetaan kalenteriin, ne eivät tule yllätyksenä vaan niihin pystytään reagoimaan riittävän ajoissa. Kaikki kalenterivuoden aikaiset tehtävät tulevat myös hoidetuiksi ajallaan. Vuosittain toistuvat tehtävät luovat rungon taloyhtiön arkeen ja hallitustyöskentelylle.

Vuosikellon tarkoituksena on avata taloyhtiön toiminnan vuosirytmiä niin hallituksen jäsenille kuin osakkaille ja asukkaillekin. Se toimii viitteellisenä mallina taloyhtiön omalle vuosikellolle. Siihen kannattaa lisätä taloyhtiökohtaisten toimenpiteiden lisäksi myös hallituksen ja muiden tiedossa olevien kokousten ajankohdat.

Mallivuosikellossa alla on listattuna taloyhtiön kalenterivuoden aikaiset toistuvat tehtävät. Mallivuosikellossa oletetaan taloyhtiön tilikauden olevan kalenterivuosi, jonka aikana pidetään yksi yhtiökokous. Useimmissa taloyhtiössä on näin.

Toimenpiteiden ajankohta esim. yhtiökokoukseen liittyvien tehtävien osalta vaihtelee taloyhtiökohtaisesti riippuen yhtiökokouksen ajankohdasta. Kelloa siirretään siihen liittyvien toimenpiteiden osalta lopullisen aikataulun mukaiseksi. Jos taloyhtiössä pidetään kaksi yhtiökokousta, ajoitetaan toimenpiteet yhtiökokousta edeltäville kuukausille vastaavalla tavalla.

Taloyhtiön hallintoon liittyvien tehtävien lisäksi vuosikelloon on otettu mukaan myös asioita, joita osakkaiden ja asukkaiden on hyvä vuoden aikana muistaa. Kunnossapitovastuuseen liittyvien toimenpiteiden ajankohdat ovat viitteellisiä, ja jokainen voi ajoittaa ne itselleen sopivaksi. Pääasia on, että toimenpiteet tulevat kalenterivuoden aikana tehdyiksi.

Myös viestintä on saanut oman osionsa. Yleiset asumiseen liittyvät ohjeet löytyvät kuukausittain asukassivuilta. Hallituksen on hyvä tiedottaa riittävän usein, esimerkiksi neljännesvuosittain, taloyhtiön kuulumisista ja hallituksen kokousten päätöksistä.

Kiinteistön osalta vuosikellossa on vain kyseisen ajankohdan pääasiat. Tarkemmat tehtävälistat löytyvät huoltokirjasta, joka on tavallisesti käytössä huoltoyhtiöillä.

Vuosikello päivitetään aina tarvittaessa. Hyvä ajankohta on esimerkiksi yhtiökokouksen jälkeen uuden hallituksen aloittaessa toimintansa. Vuosikello kannattaa jakaa tiedoksi myös osakkaille.

Vuoden ensimmäinen neljännes

Vuoden ensimmäinen neljännes on kalenterivuoden mukaista tilikautta noudattavissa taloyhtiöissä yhtiökokoukseen valmistautumisen aikaa. Yhtiökokous on pidettävä 6 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, useimmiten maalis-toukokuussa. Vuosikellon mukaiset toimenpiteet ajoitetaan eri kuukausille sen mukaan, milloin yhtiökokous on päätetty pitää. Kelloa siirretään siihen liittyvien toimenpiteiden osalta lopullisen ajankohdan mukaisesti

Vuoden toinen neljännes

Vuoden toisella neljänneksellä uusi hallitus aloittaa toimintansa tekemällä työ- järjestyksen, tavoitteet tulevalle hallituskaudelle ja suunnitelmat yhtiökokouksen päätösten toteuttamisesta. Myös yhtiökokouksessa päätettyjen korjaushankkeiden suunnittelu/kilpailutus käynnistyy. Kevättalkoojärjestelyt aloitetaan hyvissä ajoin. Jos kesällä on tiedossa ulkokorjauksia, niihin liittyvät työmaapalaverit pidetään alkukesästä.

Vuoden kolmas neljännes

Vuoden kolmas neljännes on hyvä aloittaa taloudellisen tilanteen tarkistamisella. Kiinteistön kunto ja turvallisuus tarkastetaan kiinteistökierroksella, havaitut turvallisuuspuutteet korjataan ja päivitetään pelastussuunnitelma. Kiinteistön korjaustarpeiden arviointi käynnistyy PTS:n päivityksellä, mahdollisilla osakaskyselyillä ja kuntotutkimuksilla.

Vuoden viimeinen neljännes

Vuoden viimeinen neljännes on seuraavan vuoden toimenpiteiden ja mahdollisten korjaushankkeiden suunnittelua ja kilpailutusta. Osakkaita on hyvä tiedottaa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa taloyhtiön taloudellisesta tilanteesta ja mahdollisen ylimääräisen vastikkeen keräystarpeesta. Hallituksen vuosisuunnitelman teko kannattaa aloittaa oman toiminnan arvioinnilla.

Tilaa uutiskirjeemme ja saat uutiset ja tiedotteet jatkossa suoraan sähköpostiisi.




Lisää vinkkarista

Kiinnostuitko? Pyydä tarjous!