Viimeisimmät uutiset

Yhtiökokouksen järjestäminen koronaviruspandemian aikana

Asiakastaloyhtiömme voivat järjestää turvallisen yhtiökokouksen koronaviruspandemiasta huolimatta. Tarjoamme mahdollisuuden järjestää yhtiökokouksen usealla eri tavalla ja tapoja yhdistelemällä. Fyysisesti voidaan kokoontua Braleva Kiinteistöpalveluiden tiloissa kokoontumisrajoitusten puitteissa, etäkokouksella Microsoft Teamsin välityksellä (asunto-osakeyhtiölaki vaatii, että yksi osakas on fyysisesti kokouspaikalla) tai postikokouksella, jolloin osakkaat ilmoittavat kantansa etukäteen ennen kokousta.

Taloyhtiöllä on myös mahdollisuus siirtää yhtiökokouksen ajankohta syyskuun loppuun väliaikaisen sääntelyn mahdollistamana. Lopullisen päätöksen yhtiökokouksen ajankohdasta ja pitotavasta tekee aina taloyhtiön hallitus.

Koronaviruspandemiaan liittyvien kokousrajoitusten vuoksi suosittelemme, että osakkaat osallistuvat kokoukseen ensisijaisesti sähköisesti etäyhteyden avulla tai ennakkoon ilmoittamalla kantansa kokouksessa päätettäviin asioihin. Emme suosittele riskiryhmään kuuluvien osallistuvan fyysisesti yhtiökokouksiin, vaikka kokoontumisrajoituksen puitteissa se olisikin mahdollista.

Kokouksen järjestäminen tiloissamme

Braleva Kiinteistöpalvelut Oy:n toimipisteistä löytyy eri kokoisia neuvotteluhuoneita. Niihin voidaan ottaa maksimissaan 10 henkilöä turvaetäisyyksien ja kokoontumisrajoitusmääräyksien vuoksi. Kokouspaikalla tulee olla paikalla kokouksen puheenjohtaja, mikäli kokous järjestetään etäyhteyden kautta (yleensä hallituksen puheenjohtaja). Isännöitsijä on paikalla sopimuksen mukaan. Kokoustiloistamme löytyy langaton verkkoyhteys ja tarvittaessa kokouksen osallistujat sekä materiaalit voidaan siirtää katsottavaksi tv-ruudulta ja kokousedustajien ääntä kuulla konferenssikaiuttimen kautta. Braleva Kiinteistöpalvelut Oy avustaa tarvittaessa laitteiden käyttöön. Avustamisesta veloitetaan toimistopalveluiden tuntihinnaston mukainen korvaus.

Kokouksen järjestäminen Microsoft Teamsin avulla

Tarjoamme taloyhtiöille mahdollisuuden järjestää yhtiökokous Microsoft Teamsin avulla. Kokousta ei voida järjestää asunto-osakeyhtiölain mukaan täysin etäkokouksena, vaan yhtiökokouksella tulee olla myös fyysinen pitopaikka, missä on vähintään yksi henkilö paikalla.

Osallistuminen kokoukseen etäyhteydellä:

  • Niiden osakkaiden, jotka haluavat osallistua etänä yhtiökokoukseen, tulee ilmoittaa sähköpostiosoitteensa Braleva Kiinteistöpalvelut Oy:n asiakaspalveluun/isännöitsijälle viimeistään yhtiökokouskutsussa ilmoitettuna päivänä.
  • Toimitamme meille ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen ohjeet ja linkin, josta pääsee osallistumaan etäyhteydellä yhtiökokoukseen.
  • Osallistuminen kokoukseen tapahtuu toimitetun Teams-linkin kautta helposti nettiselaimen avulla. Osakas kuulee ja näkee, mitä kokouksessa esitetään ja voi osallistua keskusteluun ja äänestyksiin.

Oman taloyhtiön isännöitsijä kertoo tarkemmin kokouksen järjestämisestä Teamsin välityksellä. Jokainen osakas saa kokouskutsun mukana ohjeet etäkokoukseen. Asukassivuiltamme löytyy myös Teamsin käyttöön ohjeita (Hyvä tietää -> Etäkokous).

Tarjoamme osakkaille ennen varsinaista yhtiökokousta mahdollisuuden testata Teamsin käyttöä hallituksen päättämänä ajankohtana, jolloin yhtiökokouksen alusta ei mene aikaa yhteyksien testaukseen ja ohjelman opetteluun.

Yhtiökokoukseen osallistuminen postin välityksellä

Osakas voi myös osallistua kokoukseen ilmoittamalla isännöitsijälle sähköpostitse/postitse ennakkoon kantansa yhtiökokouksessa käsiteltäviin asioihin.

Osakkaille toimitetaan yhtiökokouskutsun liitteenä vastausosio, joka täytetään ja toimitetaan isännöitsijälle joko sähköpostitse tai postitse ennen kokousta kokouskutsuun merkittyyn päivään mennessä.

Osakkaan katsotaan olevan läsnä kokouksessa, kun hän on toimittanut kantansa yhtiön tietoon määräaikaan mennessä. Osakas voi kirjata jokaiseen asiakohtaan oman kantansa. Osallistumisoikeus varmistetaan ja todennetaan osakkaiden allekirjoituksista.

Huomioithan, että valittu kokousmenettely (ennakkokannan ilmaiseminen) rajoittaa osakkaan puhevaltaa kokouksessa!

Ennakkoon osallistumisessa ongelmallista on se, että yhtiökokouksessa voidaan tehdä myös muita päätösehdotuksia kuin hallituksen etukäteen valmistelemat esitykset. Osakkaiden etukäteen ilmoittamat kannat esityksiin voivat koskea vain etukäteen tiedossa olevia esityksiä, mutta ei kokouksessa tehtyjä esityksiä.

Avustajan käyttäminen ja valtakirjalla edustaminen

Huomaattehan, että osakkeenomistajalla on oikeus käyttää kokoukseen osallistuessaan avustajaa. Avustajan käyttäminen voi olla tarpeen mm. siinä tapauksessa, että kokoukseen osallistuminen on osakkeenomistajalle hankalaa etäyhteyden avulla.

Osakas voi aina antaa myös valtakirjan haluamalleen henkilölle, joka edustaa häntä yhtiökokouksessa. Valtakirja tulee toimittaa isännöitsijälle joko postilla tai sähköpostilla kokouskutsussa mainittuun osoitteeseen kutsussa merkittyyn ajankohtaan mennessä. Myöhässä/kokouksen alussa toimitettuja valtakirjoja ei enää voida hyväksyä.

Yhtiökokouspöytäkirja ja pöytäkirjan tarkastaminen

Isännöitsijä laatii yhtiökokouspöytäkirjan normaaliin tapaan ja toimittaa sen kokouksen puheenjohtajalle ja pöytäkirjan tarkastajille. Pöytäkirja tarkistetaan ja allekirjoitetaan Visma Sign-palvelussa, jolloin pöytäkirjaa ei tarvitse kierrättää henkilöltä toiselle.

Yhtiökokouksen siirtäminen syksyyn

Väliaikainen sääntely mahdollistaa yhtiökokouksen siirtämisen pidettäväksi syyskuun loppuun mennessä. Taloyhtiön kannattaa kuitenkin huomioida, että talousarvio on laadittu vuoden ajaksi. Mikäli yhtiökokousta siirretään myöhempään ajankohtaan, tulee kiinnittää huomiota vastikemaksujen riittävyyteen ja siihen, että niitä peritään, vaikka maksulaput loppuisivat ennen seuraavaa yhtiökokousta. Talousarvioon voidaan joutua tekemään muutoksia, mikäli hallituksen päättämiä korotettuja vastikkeita/vuokria/käyttömaksuja ei päästä perimään suunnitellusti.

Mikäli sinulla on kysymyksiä yhtiökokouksiin liittyen, kannattaa ottaa yhteyttä oman taloyhtiösi isännöitsijään. Toteutamme yhtiökokoukset taloyhtiönne toiveiden mukaisesti.

Saatte lisätietoa etäyhteyksiin liittyen näistä linkeistä:

Sähköinen yhtiökokous

Taloyhtiön hallitus päättää, millaisella etäyhteydellä yhtiökokoukseen voi osallistua. Hallituksen on pohdittava kyseisen taloyhtiön kannalta, mitkä ovat parhaat käytettävissä olevat keinot osallistua kokoukseen. Ketään ei voi pakottaa käyttämään tiettyä etäosallistumisen muotoa, joten aina on oltava myös mahdollisuus tulla fyysiselle kokouspaikalle.

Etäkokouksia voi järjestää lukuisilla eri välineillä. Esimerkiksi hallituksen etäkokouksen voi järjestää video-, sähköposti- tai puhelinkokouksena.

Yhtiökokouksessa kannattaa suosia sellaisia välineitä, joiden avulla voi pitää kokouksia suuremmallekin joukolle.

Lähde: Isännöintiliitto

Kiinnostuitko? Pyydä tarjous!