4 asiaa taloyhtiön hallituksen syksyn esityslistalle
Syksy on monessa taloyhtiössä hyvä hetki suunnata katse seuraavaan vuoteen. Talouden suunnittelu, tulevat korjaustarpeet ja kiinteistön kehittäminen vaativat ennakointia, jotta päätöksiä ei tarvitse tehdä kiireessä.
Taloyhtiöiden kokousrytmit ja käytännöt vaihtelevat, joten yhtä kaikille sopivaa syksyn esityslistaa ei ole. Hallituksen kannattaa kuitenkin varata riittävästi aikaa ainakin seuraavien neljän kokonaisuuden käsittelyyn.
1. Seuraavan vuoden talouden valmistelu
Taloyhtiön tulevan vuoden talouden suunnittelu alkaa hyvissä ajoin ennen uuden tilikauden alkua. Hallituksen ja isännöitsijän kannattaa tarkastella yhdessä taloyhtiön taloustilannetta sekä seuraavan vuoden ennakoitavia tuloja ja menoja.
Talousarvion valmistelussa huomioidaan esimerkiksi kiinteistön ylläpidon kustannukset, palvelusopimukset, energia- ja vesikustannukset sekä tiedossa olevat huolto- ja korjaustarpeet.
Samalla voidaan arvioida, miten kustannusten mahdolliset muutokset vaikuttavat taloyhtiön talouteen ja vastikkeisiin.
Hallitus valmistelee asioita päätöksenteon tueksi, mutta talousarviosta ja yhtiövastikkeen määrästä päätetään yhtiökokouksessa silloin, kun asia kuuluu yhtiökokouksen päätettäväksi. Taloyhtiön omat käytännöt määräytyvät myös yhtiöjärjestyksen perusteella.
Hyvä taloussuunnittelu ei tarkoita vain seuraavan vuoden menojen arvioimista. Olennaista on katsoa myös pidemmälle ja tunnistaa ajoissa sellaiset tulevat kustannukset, joihin taloyhtiön kannattaa varautua.
2. Kiinteistön kunnossapitotarpeet ja tulevat korjaukset
Syksyllä on hyvä käydä läpi, mitä kiinteistössä on kuluvan vuoden aikana tehty ja mitä lähivuosina on odotettavissa.
Huomiota kannattaa kiinnittää esimerkiksi rakenteisiin ja teknisiin järjestelmiin, jotka vaativat lähivuosina tarkempaa seurantaa, tutkimuksia, huoltoa tai korjaamista. Samalla voidaan tarkistaa, ovatko aiemmin suunnitellut toimenpiteet toteutuneet ja onko vuoden aikana tullut esiin uusia tarpeita.
Taloyhtiön hallituksen on vuosittain esitettävä varsinaiselle yhtiökokoukselle kirjallinen kunnossapitotarveselvitys seuraavan viiden vuoden olennaisista kunnossapitotarpeista. Kunnossapitotarveselvitys ei ole sama asia kuin pitkän tähtäimen suunnitelma eli PTS, jota voidaan käyttää vielä pidemmän aikavälin suunnittelun tukena.
Kiinteistöhuollon havainnot ovat yksi tärkeä tietolähde kiinteistön kunnon seurannassa. Tarvittaessa niiden tueksi voidaan tehdä esimerkiksi kuntoarvioita, kuntotutkimuksia tai muita teknisiä selvityksiä.
Bralevan tekninen isännöinti auttaa taloyhtiöitä muun muassa kuntoarvioissa, PTS-suunnittelussa, korjaushankkeiden valmistelussa, kilpailutuksessa ja valvonnassa.
3. Energiankulutus ja kiinteistön kehittäminen
Syksyllä kannattaa tarkastella myös kiinteistön energiankulutusta ja muita kehittämistarpeita.
Onko lämmön, veden tai sähkön kulutuksessa tapahtunut muutoksia? Onko kiinteistössä havaittu esimerkiksi poikkeavia sisälämpötiloja, vedenkulutuksen kasvua tai muita asioita, joita olisi syytä selvittää tarkemmin?
Kaikki kehittämistoimet eivät tarkoita suuria investointeja. Joskus jo lämmityksen toiminnan tarkastelu, valaistuksen kehittäminen tai kulutuksen järjestelmällisempi seuranta voi nostaa esiin hyödyllisiä kehityskohteita.
Suurempien hankkeiden, kuten lämmitysjärjestelmään, ilmanvaihtoon, aurinkoenergiaan tai muihin teknisiin ratkaisuihin liittyvien muutosten kohdalla on tärkeää selvittää vaihtoehdot, kustannukset ja saavutettavat hyödyt ennen päätöksentekoa.
Energia-asioita kannattaa tarkastella myös osana tulevaa kunnossapitoa. Kun korjaushankkeita suunnitellaan ajoissa, voidaan samalla arvioida, olisiko niiden yhteydessä mahdollista parantaa kiinteistön energiatehokkuutta.
4. Palvelusopimukset, palaute ja yhteistyön toimivuus
Vuoden lähestyessä loppuaan hallituksen kannattaa arvioida myös taloyhtiön palvelujen ja yhteistyön toimivuutta.
On hyvä pysähtyä miettimään esimerkiksi:
- ovatko sovitut palvelut toteutuneet odotetulla tavalla
- vastaavatko palvelusopimukset edelleen taloyhtiön tarpeita
- millaista palautetta asukkailta ja osakkailta on tullut
- ovatko mahdolliset reklamaatiot tai kehityskohteet edenneet
- onko hallituksen, isännöitsijän ja palveluntuottajien välinen yhteistyö ollut sujuvaa
- onko taloyhtiön viestintä ollut riittävää ja ajantasaista.
Tarkoituksena ei ole etsiä virheitä, vaan tunnistaa sekä hyvin toimivat asiat että mahdolliset kehitystarpeet.
Selkeästi sovitut vastuut ja toimiva yhteydenpito helpottavat sekä hallituksen että palveluntuottajien työtä ja auttavat varmistamaan, että taloyhtiön asiat etenevät suunnitellusti.
Hyvä valmistelu helpottaa päätöksentekoa
Taloyhtiön hallituksen työ on pitkäjänteistä. Kun seuraavan vuoden taloutta, kunnossapitotarpeita, kiinteistön kehittämistä ja palvelujen toimivuutta käsitellään ajoissa, hallituksella on paremmat edellytykset tehdä perusteltuja päätöksiä.
Kaikkea ei myöskään tarvitse selvittää yksin.
Hyvä isännöitsijä toimii hallituksen tukena, kokoaa päätöksenteossa tarvittavaa tietoa, auttaa asioiden valmistelussa ja huolehtii yhdessä hallituksen kanssa siitä, että sovitut asiat etenevät. Taloyhtiössä ylin päätösvalta kuuluu yhtiökokoukselle, kun taas hallitus ja isännöinti huolehtivat yhtiön hallinnosta ja asioiden valmistelusta omien tehtäviensä mukaisesti.
Bralevan isännöinti tukee taloyhtiöiden hallituksia niin arjen päätöksenteossa kuin kiinteistön pitkäjänteisessä kehittämisessä.
Etsittekö taloyhtiöllenne isännöintikumppania? Ota yhteyttä Bralevaan, niin kerromme mielellämme lisää.