Tekninen näkökulma – Onko kilpailuttamisesta tullut itseisarvo?
Kun taloyhtiössä käynnistyy korjaushanke tai tarvitaan teknistä asiantuntijapalvelua, ensimmäinen ajatus on usein kilpailuttaminen. Pyydetään muutama tarjous, vertaillaan hintoja ja valitaan sopivin. Näin varmistetaan, että taloyhtiö saa palvelun edullisesti ja osakkaiden rahaa käytetään vastuullisesti – kuulostaa järkevältä.
Mutta onko kilpailuttamisesta tullut meille itseisarvo, jonka todellista hyötyä emme aina pysähdy miettimään? Keskitytäänkö liikaa kilpailuttamiseen ja liian vähän siihen, mitä rahalla oikeasti saadaan?
Halvin hinta on helppo perustella – kokonaisuus vaatii enemmän ajattelua
Hankintapäätöksissä hinnalla on selkeä rooli. Se on konkreettinen, helposti vertailtava ja hallitukselle yksinkertainen tapa osoittaa, että vaihtoehtoja on tarkasteltu. Hinta ei kuitenkaan kerro kaikkea.
Kahden eri toimijan tarjoukset voivat näyttää lähes samanlaisilta, vaikka niiden taustalla olisi merkittäviä eroja työn sisällössä, riskienhallinnassa, kokemuksessa vastaavista hankkeista ja kyvyssä viedä hanke onnistuneesti maaliin.
Edullinen tarjous voi muodostua kalliiksi, jos hankkeen lähtötiedot ovat puutteelliset, rajaukset epäselvät tai lisätöitä syntyy odotettua enemmän. Vastaavasti korkeampi tarjous voi sisältää sellaista asiantuntemusta ja ennakointia, joka säästää taloyhtiöltä rahaa myöhemmin.
Tämä ei tarkoita, että kallis olisi automaattisesti parempi. Se tarkoittaa, että pelkkä hinta on huono mittari silloin, kun sillä yritetään arvioida koko hankkeen onnistumista.
Kilpailuttamisen näkymätön lasku
Kilpailuttaminen vaatii työtä. Tarjouspyynnöt täytyy valmistella, sopivat tarjoajat kartoittaa, tarjoajien kysymyksiin vastata ja saadut tarjoukset käydä huolellisesti läpi. Mitä monimutkaisempi hanke on, sitä tärkeämpää on käyttää riittävästi aikaa ja asiantuntemusta jo tarjouspyynnön laatimiseen.
Kilpailutuksen tavoitteena pitäisi olla laadukas lopputulos, hallitut riskit ja perusteltu hinta. Kun tämä saavutetaan, kilpailutukseen käytetty aika ja raha tuovat aidosti lisäarvoa.
Mutta jos hankinnan sisältö on epäselvä, tarjoukset eivät ole keskenään vertailukelpoisia ja päätös tehdään lopulta yksinkertaistetun hintavertailun perusteella, mitä kilpailutuksella oikeastaan saavutettiin?
Saavutettiinko vain ennalta päätetty määrä tarjouksia?
Määrä ei korvaa laatua. Hyvät lähtötiedot, selkeä tavoite ja asiantuntija, joka osaa tunnistaa tarjousten todelliset erot, antavat huomattavasti paremmat edellytykset onnistuneelle lopputulokselle.
Hyvän kumppanuuden arvo ei näy pelkässä tarjousvertailussa
Kiinteistö on pitkäikäinen kokonaisuus. Sen ylläpito ei koostu toisistaan irrallisista hankinnoista, vaan vuosien ja vuosikymmenten aikana tehtävistä pitkäjänteisistä päätöksistä.
Kun yhteistyökumppani tuntee taloyhtiön historian, aiemmat korjaukset ja toimintatavat, tästä syntyy huomattavaa lisäarvoa. Kohteen tuntemus auttaa tunnistamaan riskejä, välttämään päällekkäistä työtä ja tekemään parempia ratkaisuja.
Hyvä yhteistyö helpottaa myös viestintää ja nopeuttaa ongelmatilanteiden ratkaisemista – parhaimmillaan se näkyy sujuvampana arkena.
Tällaisen kumppanuuden arvoa ei aina ole helppo mitata yksittäisellä tarjouspyynnöllä.
Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että pitkäaikaisen kumppanin pitäisi saada työt automaattisesti. Luottamus ei saa tarkoittaa sokeaa luottamusta, eikä tuttuus korvaa laadun, hinnan ja osaamisen arviointia.
Parhaimmillaan kumppanuus tarkoittaa sitä, että molemmat osapuolet tuntevat vastuunsa, toiminta on läpinäkyvää ja taloyhtiö saa rahoilleen todellista vastinetta.
Keskitytään hankinnan laatuun
Seuraavalla kerralla ei ehkä kannatakaan kysyä ensimmäisenä, kuinka monta tarjousta pyydetään.
Ensin kannattaa kysyä:
- Minkä takia hankkeeseen ryhdytään?
- Minkälaisen lopputuloksen haluamme?
- Olemmeko määritelleet hankkeen oikein?
- Tiedämmekö, millaista osaamista hankkeen onnistuminen edellyttää?
- Olemmeko tunnistaneet keskeiset riskit ennen kuin ne muuttuvat kustannuksiksi?
- Arvioimmeko tarjouksia niiden sisällön ja kokonaisvaikutuksen perusteella?
- Miten varmistamme, että tehty ratkaisu palvelee kiinteistöä myös vuosien päästä?
Kilpailuttaminen on parhaimmillaan tehokas tapa selvittää vaihtoehdot ja parantaa lopputuloksen laatua. Huonoimmillaan siitä tulee hallinnollinen rutiini, jonka suorittaminen tuntuu tärkeämmältä kuin sen lopputulos.
Kilpailutetaan tarkoituksella, ei autopilotilla
En vastusta kilpailuttamista – päinvastoin. Oikein toteutettuna sillä voidaan varmistaa toimeksiantajan etu ja löytää hankkeeseen paras mahdollinen ratkaisu.
Vastustan ajatusta siitä, että kilpailuttaminen olisi aina itsessään osoitus hyvästä päätöksenteosta.
Ehkä tärkein kysymys päätöstä tehtäessä ei siis olekaan:
Kilpailutammeko tämän hankkeen?
Vaan:
Miten varmistamme, että teemme parhaan mahdollisen päätöksen?
