Mitä hallituksen jäsenen tulee ymmärtää isännöintisopimuksen vastuunjaosta

Taloyhtiön hallituksen jäsenyys on vastuullinen tehtävä, johon liittyy paljon käytännön päätöksentekoa. Yksi keskeisimmistä asiakirjoista, joka ohjaa hallituksen arkea, on isännöintisopimus. Silti juuri tämä sopimus jää monelle hallituksen jäsenelle etäiseksi tai epäselväksi, mikä voi johtaa turhiin ristiriitoihin tai epäselvyyksiin vastuunjaossa.

Tässä artikkelissa käymme läpi isännöintisopimuksen keskeisen sisällön, selitämme, miten vastuunjako rakentuu hallituksen ja isännöitsijän välille, ja autamme sinua tunnistamaan yleisimmät väärinkäsitykset. Tavoitteena on, että artikkelin luettuasi ymmärrät oman roolisi selkeämmin ja osaat arvioida taloyhtiösi isännöintisopimuksen toimivuutta käytännössä.

Mitä isännöintisopimus sisältää ja mitä se rajaa

Isännöintisopimus on taloyhtiön ja isännöintitoimiston välinen kirjallinen sopimus, joka määrittelee, mitä palveluja isännöitsijä tuottaa, millä ehdoilla ja missä laajuudessa. Se ei ole pelkästään lista tehtävistä, vaan myös asiakirja, joka rajaa selkeästi sen, mikä ei kuulu isännöinnin piiriin.

Sopimus sisältää tyypillisesti kolme pääkokonaisuutta:

• Hallinnolliset tehtävät: kokousten valmistelu ja pöytäkirjat, viranomaisasiointi, asukasrekisterin ylläpito
• Taloudelliset tehtävät: kirjanpito, tilinpäätös, talousarvion laadinta ja laskujen maksu
• Tekniset tehtävät: kiinteistön kunnossapidon koordinointi ja vikailmoitusten käsittely

Yhtä tärkeää kuin se, mitä sopimus sisältää, on se, mitä se rajaa ulkopuolelle. Esimerkiksi suuret investointipäätökset, remonttien tilaaminen tai yhtiöjärjestyksen muuttaminen eivät kuulu isännöitsijän itsenäiseen toimivaltaan. Nämä ovat hallituksen tai yhtiökokouksen päätettäviä asioita. Sopimus siis piirtää rajan operatiivisen työn ja strategisen päätöksenteon välille.

Miten vastuunjako rakentuu hallituksen ja isännöitsijän välille

Vastuunjako perustuu asunto-osakeyhtiölakiin, jonka mukaan hallitus vastaa taloyhtiön hallinnosta ja isännöitsijä hoitaa juoksevaa hallintoa hallituksen ohjeiden mukaisesti. Tämä tarkoittaa, että hallitus on päätöksentekijä ja isännöitsijä on toimeenpanija.

Hyvä tapa hahmottaa tätä suhdetta on ajatella hallitusta työnantajan roolissa ja isännöitsijää asiantuntijana, joka toteuttaa sovittuja tehtäviä. Isännöitsijä tuo osaamisen ja käytännön toteutuksen, mutta strategiset linjaukset tulevat hallitukselta.

Hallituksen vastuualueet

• Päätöksenteko merkittävistä hankinnoista ja remonteista
• Talousarvion hyväksyminen
• Isännöitsijän työn valvonta ja ohjaaminen
• Yhtiökokouksen päätösten toimeenpano

Isännöitsijän vastuualueet

• Juokseva hallinto ja kirjanpito
• Kokousten valmistelu ja asiakirjojen laadinta
• Asukkaiden ja osakkaiden neuvonta arjen kysymyksissä
• Kiinteistön kunnossapidon koordinointi hallituksen päätösten pohjalta

Käytännössä vastuunjako toimii parhaiten silloin, kun molemmat osapuolet tuntevat sopimuksen sisällön ja kommunikoivat säännöllisesti. Epäselvyydet syntyvät useimmiten silloin, kun joku toimii olettamusten, ei sopimuksen pohjalta.

Hallituksen jäsenen vastuu käytännön tilanteissa

Edellisessä osiossa käsitellyn vastuunjaon pohjalta on tärkeää ymmärtää, miltä hallituksen jäsenen vastuu näyttää konkreettisissa arjen tilanteissa.

Otetaan esimerkki: taloyhtiön pihalla havaitaan vesivahinko. Isännöitsijä koordinoi korjaustoimenpiteet ja tilaa tarvittavat urakoitsijat, mutta jos korjauksen kustannusarvio ylittää isännöintisopimuksessa määritellyn toimivallan rajan, päätös kuuluu hallitukselle. Hallituksen jäsenen tulee siis olla tavoitettavissa ja kykenevä tekemään päätöksiä kohtuullisessa ajassa.

Toinen tyypillinen tilanne on naapurikonfliktit tai häiriöilmoitukset. Isännöitsijä vastaanottaa ilmoitukset ja ryhtyy ensitoimenpiteisiin, mutta jos tilanne vaatii esimerkiksi oikeudellisia toimia, hallituksen on tehtävä päätös etenemisestä. Hallituksen jäsen ei siis voi olettaa, että isännöitsijä hoitaa kaiken alusta loppuun ilman erillistä päätöstä.

Hallituksen jäsenen käytännön vastuuseen kuuluu myös:

• Osallistuminen hallituksen kokouksiin ja päätöksentekoon
• Isännöitsijän toimittamien raporttien ja taloustietojen seuraaminen
• Reagoiminen isännöitsijän esiin nostamiin asioihin riittävän nopeasti
• Yhtiökokouksen valmistelu yhdessä isännöitsijän kanssa

Yleisimmät väärinkäsitykset vastuunjaossa

Väärinkäsitykset vastuunjaossa ovat yleisiä, ja ne voivat johtaa turhaan kitkaan hallituksen ja isännöitsijän välillä. On hyödyllistä tunnistaa nämä sudenkuopat etukäteen.

Väärinkäsitys 1: ”Isännöitsijä päättää kaikesta.” Todellisuudessa isännöitsijällä on itsenäinen toimivalta vain juoksevissa, päivittäisissä asioissa. Kaikki merkittävät päätökset vaativat hallituksen tai yhtiökokouksen hyväksynnän. Isännöitsijä valmistelee ja esittelee, mutta ei päätä.

Väärinkäsitys 2: ”Hallitus vastaa kaikesta, mitä taloyhtiössä tapahtuu.” Hallituksen jäsen ei ole henkilökohtaisesti vastuussa kaikista taloyhtiön tapahtumista. Vastuu syntyy silloin, kun hallitus on tehnyt selvästi virheellisen tai lainvastaisen päätöksen tai laiminlyönyt velvollisuutensa.

Väärinkäsitys 3: ”Isännöintisopimus on standardi, eikä sitä tarvitse lukea.” Sopimukset vaihtelevat sisällöltään merkittävästi. Se, mitä yksi isännöintitoimisto sisällyttää peruspalveluun, saattaa toisella kuulua lisäpalveluihin. Sopimus kannattaa lukea huolellisesti ja tarvittaessa pyytää selvennystä epäselviin kohtiin.

Väärinkäsitys 4: ”Isännöitsijä on vastuussa, jos jokin menee pieleen.” Isännöitsijä on vastuussa omasta toiminnastaan sopimuksen puitteissa. Jos hallitus antaa virheellisiä ohjeita tai viivästyttää päätöksentekoa, vastuu siirtyy hallitukselle.

Näin arvioit oman taloyhtiösi isännöintisopimuksen selkeyttä

Nyt kun olet ymmärtänyt isännöintisopimuksen rakenteen ja vastuunjaon periaatteet, voit soveltaa tätä tietoa oman taloyhtiösi tilanteeseen. Selkeä sopimus on perusta toimivalle yhteistyölle.

Aloita pyytämällä isännöintisopimus luettavaksesi, jos et ole sitä aiemmin nähnyt. Tarkista seuraavat kohdat:

1. Palvelujen laajuus: Onko selkeästi eritelty, mitkä tehtävät kuuluvat peruspalveluun ja mitkä ovat lisäveloitteisia?
2. Toimivaltarajat: Onko sopimuksessa määritelty euromäärä tai muu raja, jonka ylittävät päätökset vaativat hallituksen hyväksynnän?
3. Raportointikäytännöt: Kuinka usein ja missä muodossa isännöitsijä raportoi hallitukselle?
4. Viestintäkanavat: Kenen puoleen hallituksen jäsen kääntyy kiireellisissä asioissa?
5. Sopimuksen irtisanomisehdot: Millä ehdoilla sopimus voidaan purkaa tai uudelleenneuvotella?

Jos jokin näistä kohdista on epäselvä tai puuttuu kokonaan, se on merkki siitä, että sopimusta kannattaa täydentää tai selventää yhdessä isännöitsijän kanssa. Hyvä isännöitsijä suhtautuu tällaiseen tarkasteluun avoimesti, sillä selkeä sopimus palvelee molempia osapuolia.

Meillä Bralevalla uskomme, että toimiva isännöintisuhde rakentuu avoimuudelle ja selkeille pelisäännöille. Jos haluat arvioida taloyhtiösi isännöinnin tilannetta tai kuulla lisää ammattimaisesta isännöinnistä, olemme mielellämme apunasi. Voit myös ottaa meihin yhteyttä ja kertoa taloyhtiösi tarpeista.