Miten taloyhtiön hallitus voi ennakoida tulevan vuoden kustannukset?
Taloyhtiön tulevan vuoden kustannuksia ei voi ennustaa täydellisesti, mutta niihin voi varautua hyvin. Paras lopputulos syntyy, kun taloutta seurataan säännöllisesti, kiinteistön tulevat tarpeet tunnetaan ja talousarvion valmistelu aloitetaan riittävän ajoissa.
Hyvä ennakointi auttaa hallitusta tekemään perusteltuja päätöksiä ja vähentää tilanteita, joissa kustannusten nousu tulee osakkaille yllätyksenä.
1. Tarkastele kuluvan vuoden toteutumaa ja tiedossa olevia muutoksia
Seuraavan vuoden talouden suunnittelu alkaa nykytilanteen tuntemisesta.
Talousarviossa arvioidaan taloyhtiön seuraavan tilikauden tulot ja menot. Valmistelun pohjana voidaan käyttää esimerkiksi kuluvan vuoden toteutuneita kustannuksia, voimassa olevia palvelusopimuksia, tiedossa olevia hinnanmuutoksia sekä tulevia huolto- ja korjaustarpeita.
Taloyhtiölle syntyy kustannuksia esimerkiksi lämmityksestä, vedestä, kiinteistöhuollosta, siivouksesta, vakuutuksista, isännöinnistä, kiinteistöverosta ja korjauksista. Näiden kehitystä kannattaa tarkastella kokonaisuutena eikä pelkästään verrata edellisen vuoden loppusummaan.
Hallitus valmistelee talousarvioesityksen, ja yhtiökokous päättää talousarviosta silloin, kun asia kuuluu yhtiökokouksen päätettäväksi.
2. Tunnista tulevat kunnossapito- ja korjaustarpeet
Yksi tärkeimmistä kustannusten ennakoinnin keinoista on kiinteistön kunnon pitkäjänteinen seuranta.
Ajantasainen PTS, kuntoarviot, kuntotutkimukset sekä muut kiinteistöstä tehdyt selvitykset auttavat hahmottamaan, millaisia korjaus- ja huoltotarpeita lähivuosina voi olla tulossa.
Myös kiinteistöhuollon päivittäiset havainnot ovat arvokkaita. Pieni toistuva vika tai muutos järjestelmän toiminnassa voi olla merkki siitä, että asia kannattaa selvittää tarkemmin.
Taloyhtiön hallituksen on lisäksi vuosittain esitettävä varsinaisessa yhtiökokouksessa kirjallinen selvitys sellaisista seuraavan viiden vuoden kunnossapitotarpeista, jotka vaikuttavat olennaisesti asumiseen, vastikkeisiin tai muihin asumisen kustannuksiin.
Bralevan tekninen isännöinti auttaa taloyhtiöitä esimerkiksi kuntoarvioissa, PTS-suunnittelussa, korjaushankkeiden valmistelussa, kilpailutuksessa ja valvonnassa.
3. Varaudu myös odottamattomiin menoihin
Kaikkia kustannuksia ei voida ennakoida.
Kesken tilikauden voi tulla esimerkiksi teknisiä vikoja, vahinkoja tai muita korjaustarpeita, jotka vaativat nopeita toimenpiteitä. Myös energia- ja vesikustannukset voivat poiketa arvioidusta esimerkiksi kulutuksen tai hintojen muutosten vuoksi.
Siksi talousarviota laadittaessa on tärkeää tarkastella myös taloyhtiön maksuvalmiutta ja sitä, kuinka hyvin yhtiö pystyy selviytymään odottamattomista menoista.
Tavoitteena ei ole kerätä varmuuden vuoksi mahdollisimman suurta kassaa, vaan huolehtia siitä, että taloyhtiön talous kestää myös normaalit poikkeamat ilman jatkuvaa kiireellistä päätöksentekoa.
4. Seuraa taloutta pitkin vuotta
Hyvä kustannusten ennakointi ei pääty siihen, kun talousarvio on hyväksytty.
Hallitus tarvitsee vuoden aikana ajantasaista tietoa siitä, miten toteutuneet tulot ja menot suhteutuvat talousarvioon. Jos poikkeamia huomataan ajoissa, niiden syyt voidaan selvittää ennen kuin ne kasvavat suuremmiksi.
Bralevan isännöinnissä hallituksen jäsenillä on käytössään reaaliaikainen näkymä taloyhtiön taloustietoihin. Järjestelmästä voi tarkastella muun muassa tuloslaskelmaa, tasetta, talousarviovertailua, avoimia ostolaskuja, tiliotteita ja pankkitilien saldoja.
Ajantasainen talousseuranta helpottaa myös hallituksen kokouksiin valmistautumista ja auttaa huomaamaan nopeasti, jos jokin kustannuserä alkaa poiketa suunnitellusta.
5. Aloita seuraavan vuoden talousarvion valmistelu ajoissa
Yhtä oikeaa kuukautta talousarvion valmistelun aloittamiselle ei ole, sillä taloyhtiöiden tilikaudet ja yhtiöjärjestykset vaihtelevat.
Valmistelu kannattaa kuitenkin aloittaa riittävän ajoissa ennen sitä yhtiökokousta, jossa seuraavan tilikauden talousarviosta päätetään.
Näin hallitukselle jää aikaa:
- tarkistaa kuluvan vuoden toteutuma
- selvittää tulevat hinnanmuutokset
- arvioida tiedossa olevat korjaus- ja huoltotarpeet
- pyytää tarvittaessa tarjouksia tai lisäselvityksiä
- arvioida taloyhtiön maksuvalmiutta
- pohtia kustannusten vaikutusta vastikkeisiin.
Mitä paremmin päätösten taustat on valmisteltu, sitä helpompi niitä on myös perustella osakkaille.
6. Hyödynnä isännöinnin ja muiden asiantuntijoiden osaamista
Taloyhtiön talouden suunnittelu ei ole vain numeroiden kirjaamista taulukkoon.
Isännöitsijä auttaa hallitusta kokoamaan päätöksenteon tueksi taloudellista tietoa, arvioimaan tulevia kustannuksia ja seuraamaan talousarvion toteutumista.
Kiinteistön tulevien tarpeiden arvioinnissa voidaan hyödyntää lisäksi teknisen isännöinnin, kiinteistöhuollon ja tarvittaessa muiden asiantuntijoiden havaintoja ja selvityksiä.
Kun taloudellinen ja tekninen tieto yhdistetään, hallituksen on helpompi nähdä yksittäisiä kustannuksia pidemmälle ja suunnitella taloyhtiön tulevaisuutta kokonaisuutena.
Hyvä ennakointi tuo taloyhtiön talouteen vakautta
Taloyhtiön kustannusten ennakoinnissa tärkeintä ei ole osata arvioida jokaista tulevaa euroa oikein. Olennaista on tietää, missä taloyhtiö on nyt, mitä lähivuosina on odotettavissa ja miten talous kestää myös odottamattomia tilanteita.
Säännöllinen talouden seuranta, ajantasainen tieto kiinteistön kunnosta ja hyvissä ajoin tehty taloussuunnittelu auttavat hallitusta tekemään päätöksiä pitkäjänteisesti.
Bralevan isännöinnissä hallituksen tukena ei ole vain yksi henkilö, vaan tarvittaessa laajempi asiantuntijatiimi. Ajantasainen taloustieto ja eri osa-alueiden asiantuntemus auttavat pitämään sekä talouden että kiinteistön tulevat tarpeet hallinnassa.
Etsittekö taloyhtiöllenne isännöintikumppania, joka auttaa katsomaan myös tulevaisuuteen? Ota yhteyttä Bralevaan, niin kerromme mielellämme lisää.