Uusi taloyhtiön hallitusjäsen, näin saat sujuvan startin hallitustyöhön

Onnittelut valinnasta taloyhtiön hallitukseen! Hallitusjäsenenä pääset vaikuttamaan yhteiseen omaisuuteen, asumisviihtyvyyteen ja kiinteistön arvon säilyttämiseen. Alku voi tuntua monimutkaiselta, mutta muutaman perusasian omaksumalla pääset nopeasti sinuiksi roolisi kanssa.

1. Hallituksen tehtävät ja vastuut pähkinänkuoressa

Taloyhtiön hallituksen tehtävä on huolehtia yhtiön asioiden hoidosta osakkaiden eduksi. Keskeisiin vastuihin kuuluvat:

• budjetin laatiminen ja talousarvion seuranta
• tilinpäätöksen hyväksyminen
• korjaushankkeiden suunnittelu ja päätöksenteko
• sopimusten hallinta ja isännöinnin valvonta
• lain ja yhtiöjärjestyksen noudattaminen
• yhtiökokouksen koollekutsuminen ja valmistelu

Missä voi tutustua lakiin? 
Hallituksen toimintaa ohjaavat erityisesti Asunto-osakeyhtiölaki ja yhtiöjärjestys. Asunto-osakeyhtiölaki löytyy Finlex-palvelusta maksutta, ja sen lukeminen auttaa ymmärtämään hallituksen toimivaltuuksia, vastuita ja velvollisuuksia. Yhtiöjärjestys puolestaan on taloyhtiökohtainen ja määrittää mm. kokouskäytännöt ja vastuunjaon taloyhtiössä.

2. Taloyhtiön asiakirjat ja perustiedot

Uuden hallitusjäsenen kannattaa heti alkuun tutustua seuraaviin asiakirjoihin:

• Yhtiöjärjestys
• Viimeisin tilinpäätös ja talousarvio
• Kunnossapitosuunnitelma (PTS)
• Huolto-, vakuutus- ja muut sopimukset

Mistä nämä löytyvät? 
Yleensä asiakirjat saa isännöitsijältä tai ne löytyvät taloyhtiön sähköisestä dokumenttipankista. Joissain taloyhtiöissä hallituksen jäsenille jaetaan materiaalipaketti heti valinnan jälkeen, johon nämä tiedot on koottu.

3. Yhteistyö isännöitsijän kanssa, roolit ja vastuunjako

Isännöitsijä on hallituksen tärkein työpari, joka hoitaa käytännön asioiden toteutuksen ja toimii hallituksen päätösten toimeenpanijana. Yleinen roolitus ja vastuunjako:

• Puheenjohtaja johtaa kokoukset, viestii isännöitsijän kanssa ja varmistaa päätösten toteutumisen
• Hallituksen jäsenet osallistuvat päätöksiin, seuraavat taloutta ja taloyhtiön arkea
• Isännöitsijä hoitaa päivittäisen hallinnon, valmistelee kokoukset, kilpailuttaa palvelut ja raportoi hallitukselle

Hyvä käytäntö on sopia heti kauden alussa säännöllinen viestintätapa (esim. kuukausipalaverit, sähköpostiraportit) ja kirjata roolit selkeästi, jotta vältytään päällekkäiseltä työltä.

Yhtiökokouksen koollekutsuminen ja valmistelu
Hallituksen yksi keskeisimmistä velvollisuuksista on kutsua yhtiökokous koolle ajallaan ja huolellisesti valmistellen. Kokouskutsu on lähetettävä osakkaille aikaisintaan kaksi kuukautta ja viimeistään kaksi viikkoa ennen kokousta. Kutsuun liitetään kaikki käsittelyssä olevat asiat ja keskeiset asiakirjat, kuten tilinpäätös ja toimintakertomus.

Valmistelussa hallitus laatii isännöitsijän kanssa esityslistan, tarkistaa asiakirjat, sopii sisäisestä työnjaosta ja ennakoi mahdolliset kysymykset, jotta kokous sujuu selkeästi ja päätöksenteko etenee hallitusti.

4. Taloyhtiön talouden perusteet

Talousasioiden seuraaminen on hallituksen ydintehtävä.

• Seuraa kuukausiraportteja ja vertaa niitä budjettiin
• Varmista, että vastikkeet kattavat menot ja rahastointi tai lainajärjestelyt ovat kunnossa
• Pidä pitkän tähtäimen taloussuunnitelma ajan tasalla, jotta tulevat remontit eivät tule yllätyksenä

Kun ymmärrät talouden päälinjat, päätöksenteko helpottuu ja voit perustella valinnat osakkaille selkeästi.

5. Viestintä osakkaiden ja asukkaiden kanssa

Hyvä tiedonkulku lisää luottamusta ja vähentää väärinkäsityksiä. Hallitus voi tiedottaa esimerkiksi:

• ilmoitustauluilla
• sähköpostilla tai taloyhtiösovelluksilla
• järjestämällä asukasiltoja

Viestinnässä kannattaa kertoa avoimesti tulevista hankkeista, päätöksistä ja niiden perusteluista.

6. Ennakoiva kiinteistönhoito

Hallituksen työ on parhaimmillaan ennakoivaa ja suunnitelmallista kehittämistä, ei vain ongelmiin reagoimista.

• Pidä kunnossapitosuunnitelma ajan tasalla
• Huolehdi energiatehokkuudesta ja turvallisuudesta
• Panosta kiinteistön arvoa ylläpitäviin toimiin
• Pidä yhteys taloyhtiön huoltoyhtiöön. Kun tieto kulkee nopeasti molempiin suuntiin, pienet viat ja havainnot voidaan korjata ennen kuin ne kasvavat suuriksi ongelmiksi.

Ennakointi säästää sekä rahaa että hermoja, pitää taloyhtiön hyvässä kunnossa ja vähentää ongelmatilanteita.

Yhteenveto

Taloyhtiön hallituksen jäsenenä pääset vaikuttamaan siihen, miten yhteistä omaisuutta hoidetaan ja kehitetään. Kun perehdyt lakisääteisiin velvollisuuksiin, hallitset asiakirjat, teet hyvää yhteistyötä isännöitsijän kanssa ja pidät viestinnän avoimena, roolisi muuttuu nopeasti sujuvaksi ja palkitsevaksi. Ota hallitustyösi avuksi haltuun taloyhtiön vuosikello.

Kaikki taloyhtiösi tarvitsemat palvelut samasta paikasta

Bralevalta hoituu luotettavalla ammattitaidolla ja pitkällä kokemuksella isännöinti, kiinteistöhuolto, siivous, remontointi ja viherpalvelut pääkaupunkiseudulla. Tutustu ja pyydä tarjous:

Braleva isännöinti 
Kiinteistöhuolto
Siivous
Viherpalvelut
Remontointi

Ota yhteyttä

Ota meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen myynti@braleva.fi tai oheisella lomakkeella, niin suunnitellaan yhdessä taloyhtiöllenne toimiva arki.