Isännöinnin kilpailuttaminen – näin onnistut

Isännöinnin kilpailuttaminen ja isännöitsijän valinta ovat yksi taloyhtiön hallituksen tärkeimpiä tehtäviä. Lähes kaikki taloyhtiöt päätyvät hankkimaan isännöitsijän tuekseen taloyhtiön asioiden hoitamiseen.

Kilpailuttaminen on yksi ensimmäisistä asioista uusissa taloyhtiöissä. Myös vanhoissa taloyhtiöissä isännöinti halutaan toisinaan kilpailuttaa joko rahallisista tai laadullisista syistä.

Kilpailuttaminen on aina taloyhtiön hallituksen tehtävä. Kilpailuttamisen jälkeen hallitus solmii isännöintisopimuksen valitun isännöintiyritysten kanssa.

Isännöinnin kilpailuttaminen alkaa tavoitteiden määrittelystä ja vastuunjaosta

Kun on kilpailutuksen aika, on ensin määriteltävä tavoitteet. Mitä kaikkea palveluita isännöitsijältä tarvitaan? Tarpeisiin vaikuttavat useat eri tekijät, kuten taloyhtiön koko, ikä ja sijainti. Tarvetta määrittäessä kannattaa tutkia myös nykyistä isännöintisopimusta. Onko sopimuksessa jotain, mitä ehdottomasti halutaan säilyttää tai löytyykö siitä jotain, mitä ei tarvita?

Kannattaa myös määritellä tavoitebudjetti ja selvittää minkä verran isännöinnistä voidaan maksaa korkeimmillaan. Tämä auttaa karsimaan pois tarjoukset, jotka eivät mahdu budjettiin.

On myös tärkeää tehdä hallituksessa vastuunjako ja päättää kenen vastuulla tarjouspyyntöjen laatiminen ja lähettäminen on. Hyvin usein tämän hoitaa hallituksen puheenjohtaja, mutta siihen voidaan määrätä myös kuka tahansa muu taloyhtiön hallitukseen kuuluva henkilö.

Varmista, että tarjouspyynnöstä löytyvät tarvittavat tiedot

Kirjaa tarjouspyyntöön perustiedot taloyhtiöstä. Tällaisia tietoja ovat seuraavat:

• Asunto-osakkeiden määrä taloyhtiössä
• Kiinteistön rakennusvuosi
• Liike- ja toimitilojen määrä taloyhtiössä
• Taloyhtiön virallinen nimi
• Taloyhtiön rakennustyyppi

Kerro myös tarjouspyynnössä millaista palvelua tarvitset. Suuntaa antava kuvaus riittää, sillä isännöintiyritykset kysyvät lisätietoja tarvittaessa. Mukaan kannattaa liittää myös toimintakertomus ja tilinpäätöstiedot, mikäli ne ovat saatavilla.

Voit myös lähettää tarjouspyynnön täyttämällä tarjouspyyntölomakkeen isännöintiyritysten sivuilla tai ottamalla yhteyttä suoraan sähköpostitse tai puhelimitse. Sinun ei välttämättä tarvitse kertoa kaikkia mahdollisia tietoja taloyhtiöstäsi heti, mutta valmistaudu kertomaan tiedot kysyttäessä.

Isännöinnin kilpailuttamisessa pääsee yksinkertaisimmillaan liikkeelle ottamalla yhteyttä isännöintitoimistoihin, minkä jälkeen tarvittavia tietoja voidaan selvitellä myös yhdessä.

Lähetä tarjouspyyntö useammalle isännöintiyritykselle

Tarjouspyyntö kannattaa lähettää useammalle yritykselle. Löydät alueellasi toimivia isännöitsijöitä helposti googlettamalla. Toinen hyvä tapa on kysyä naapuritaloyhtiöiltä mitä isännöintiyritystä he käyttävät.

Muista kuitenkin, että mitä useammalta yritykseltä tarjouspyyntö kysytään, sitä enemmän aikaa vaaditaan myös hallituksen jäseneltä, joka vastaa tarjouspyynnöistä.

Ennen tarjouksen lähettämistä isännöintiyritykset esittävät vielä tarkentavia lisäkysymyksiä, jotta tarjouksen laajuus osuu kohdalleen.

Vertaile saatuja tarjouksia

Saadut tarjoukset tulee käydä läpi yhdessä hallituksen kokouksessa. Vertailkaa tarkasti sekä hintoja että tarjottuja palveluita. Palvelun sisältö räätälöidään useimmiten jokaiselle taloyhtiölle erikseen, joten tarjotuissa palveluissa voi olla suuriakin eroja.

Muista antaa paino-arvoa isännöintitoimiston kokemukselle sekä siellä työskenteleville asiantuntijoille. Nykyään isännöintiä hoitaa harvemmin yksi ihminen. Sen sijaan saat isännöintitoimistosta tueksesi asiantuntijoiden tiimin, mikä takaa sen, ettei taloyhtiön asiat ole koskaan vain yhden ihmisen varassa.

Kannattaa myös pyytää isännöintiyrityksiltä tilaajavastuulain mukaiset selvitykset kuten selvitys ennakkoperintä-, työnantaja- ja arvonlisäverovelvollisten rekisteriin kuulumisesta. Myös kaupparekisteriote on hyvä saada nähdä.

Kontaktoi lupaavimmat isännöintitoimistot

Kun tarjousten joukosta on löytynyt pari lupaavinta isännöintiyritystä, joiden tarjous kuulostaa hyvältä, on aika ottaa suora yhteys.

Varmista, että olet ymmärtänyt tarjouksen oikein. Kysy myös vielä käytännön kysymyksiä, Miten viestintä akuuteista asioista hoidetaan ja kysy myös referenssejä, mikäli niitä ei ole ilmennyt tarjouksessa.

Kun lopullinen valinta on tehty, kutsu isännöitsijä sopimusneuvotteluihin. Sopimusneuvotteluissa käydään tarjous vielä läpi palveluntuottajan kanssa niin, että molemmat osapuolet ymmärtävät sopimuksen sisällön. Hallitus pääsee myös haastattelemaan isännöitsijäkandidaatteja.

Kilpailuttaminen päättyy isännöintisopimuksen solmimiseen

Ennen isännöintisopimuksen solmimista, tulee hallituksen tehdä virallinen päätös isännöitsijän valinnasta. Päätös tehdään hallituksen kokouksessa, jonka on oltava päätösvaltainen.

Kun päätös on tehty, on aika laatia isännöintisopimus. Isännöintisopimuksen voi laatia joko isännöintiyritys tai taloyhtiön hallitus. Tyypillisesti isännöintiyritykseltä löytyy valmis isännöintisopimuspohja.

Sopimuksesta tulee ilmetä yleistä asunto-osakeyhtiölakia seikkaperäisemmin palvelun sisältö sekä siitä maksettava palkkio. Lisäksi sopimuksesta ilmenee yleiset sopimusehdot, kuten laskutustiheys. Samalla sovitaan sopimuksen aloituspäivä.

Isännöinnin kilpailuttaminen ei ole vaikeaa 

Isännöitsijän kilpailuttamisesta ei kannata ottaa paineita. Jos et ole varma, mitä tarjouspyynnössä kannattaa lukea, isännöintiyritykset kysyvät kyllä tarvittavat lisäkysymykset voidakseen antaa tarjouksen.

Meillä Bralevalla on jo yli 50 vuoden kokemus useiden taloyhtiöiden isännöinnistä Espoossa ja Helsingissä. Haluamme varmistaa, että taloyhtiöiden arki on sujuvaa. Siksi saat kauttamme ammattilaisten tiimin hoitamaan taloyhtiösi asioita. Tarpeen tullen voimme olla tukena myös muissa taloyhtiön kohtaamissa tarpeissa.

Jos isännöinnin kilpailuttaminen on sinulle ajankohtaista, pyydä hintatarjous  isännöinnistä helposti alta.

Tarjouksen pyytäminen ei velvoita sinua mihinkään, ja saat meiltä vastauksen mahdollisimman pian.

Tutustu myös kiinteistöhuollon kilpailuttamiseen

Tilaa uutiskirjeemme!

Bralevan uutiskirje ilmestyy kerran kuukaudessa. Kirje sisältää asumisen hyötytietoa taloyhtiön osakkaille ja asukkaille. Uutiskirjeen tilauksen voit peruuttaa milloin tahansa uutiskirjeestä löytyvän linkin kautta.

*) =pakollinen tieto