Etäkokouksista tuli arkipäivää
Vuosi sitten koronan mukaan tuomat kokoontumisrajoitukset toivat etäkokoukset taloyhtiöiden arkipäiväiseen käyttöön. Pienestä alkujännityksestä huolimatta etäkokoukset ovat sujuneet hyvin myös tietoteknisesti vähemmän diginatiiveilta.
Taloyhtiöillä on ollut mahdollisuus järjestää aiemminkin kokouksia etäkokouksia. Ainut rajoitus kuitenkin on yhtiökokouksissa se, että kokouksella täytyy olla fyysinen paikka, jossa on paikalla ainakin yksi osakas. Näinollen etäkokoukset ovat laillisia.
Etäkokoukset ovat olleet miellyttävä digiloikka
– Etäkokoukset ovat olleet miellyttävä digiloikka ja sujuneet pääosin erinomaisesti. Uskon etäkokousten jäävän pysyväksi käytännöksi sekä hallitusten kokouksissa että yhtiökokouksissa. Etäosallistumismahdollisuus on selvästi lisännyt yhtiökokouksiin osallistumista, kertoo johtava isännöitsijä Annika Lehtisalo.
Hallituksen jäsenet ovat kiitelleet etäkokousten tuomaa mahdollisuutta tehostaa omaa ajankäyttöään.
– Hallituksen jäsenet ovat kiitelleet etäkokousten tuomaa mahdollisuutta tehostaa omaa ajankäyttöään. Hallituksen kokouksiin on osallistuttu mm. työmatkan aikana, lapsen jalkapallotreeneistä kentän laidalta, koiralenkiltä tai lomalta Espanjan auringon alta ja Lapin lumisilta hangilta. Kasvotusten tapaamisia ei mielestäni kuitenkaan saa täysin unohtaa, nämäkin ovat tärkeitä kohtaamisia, Lehtisalo jatkaa.
Kokouksia harjoiteltu yhdessä
Ennen varsinaista yhtiökokousta järjestetyille harjoituskokouksille on ollut selvä tarve.
– Näissä on ratkottu yhteysongelmia, opastettu kommenttiosion ja puheenvuoropyyntöjen käyttöä ja mikä parasta, vaihdettu kuulumisia osakkaiden kanssa ilman varsinaista kiirettä, Lehtisalo kertoo.
– Mielestäni etäyhtiökokous oli hyvinkin onnistunut kokonaisuus, vaikka varmasti monelle etäyhteys olikin uutta. Hienoa, että järjestettiin erillinen harjoituskokous sitä tarvitseville. Tekniikka pelitti kiitettävästi. Voisin itse ajatella tästä etäyhteydestä tulevan tulevaisuudessa varteenotettava kokousvaihtoehto, sanoo Laura Juntunen As Oy Aallonhuipusta.
Etäkokouksia kehitetään jatkuvasti Bralevassa
Bralevan toimistoilla on otettu käyttöön Teams Roomsit neuvotteluhuoneissa vuoden 2021 alusta alkaen. Tekniikka auttaa varsinkin hybridikokouksissa, äänentoisto ja kamera tuovat läsnäolijat paremmin näkyviin ja kuuluviin ruudun toisella puolella oleville.
– Eniten on mietityttänyt kokouspaikalla läsnä olevien osakkaiden puheenvuorojen kuuluminen etäosallistujille, mutta saadun palautteen mukaan tässäkin on onnistuttu melko hyvin, Lehtisalo toteaa.
– Olemme olleet läsnä yhdessä hybridikokouksessa eli yhtiökokouksessa. Se toimi muuten aivan erinomaisesti, mutta useimmiltakin osakkailta, jotka osallistuivat etäyhteydellä on kuulunut palautetta, ettei itse kokoussalissa olleiden puheenvuorot kuuluneet oikeastaan lainkaan, joten äänentoistoasiaa on varmaan jatkoa silmälläpitäen syytä parantaa. Ohjeistus oli onnistunut, myös kokemattomampi väki oli innolla mukana ja kaikki sujui äänestykset mukaan lukien todella joustavasti, kertovat kiinteistönvälittäjät Marja ja Roger Mannerroos Kotijoukkue Oy Mannerroos Ab LKV:sta.
Meistä yhtiökokous sujui hyvin etänä ja oli mukava olla mukana, näin me yli 70-vuotiaat opimme yhdessä uutta
– Meistä yhtiökokous sujui hyvin etänä ja oli mukava olla mukana, näin me yli 70-vuotiaat opimme yhdessä uutta ja näitä sähköisiä välineitä voisimme vieläkin enemmän käyttää hyväksemme. Ja mikä parasta, tekniikkakin toimi, toteavat eläkeläiset Päivi ja Olli Miettinen.
– Kaikki sujui etäkokouksessa mukavasti, erikoisesta tilanteesta huolimatta (jos ei oteta huomioon ihan tavallisia juupaseipäs -kokouskeskusteluja). Itseasiassa, nuo kommenttikentässä näkyneet sivukeskustelut todennäköisesti enemmänkin helpottavat ja nopeuttavat kuin hankaloittavat kokouksen etenemistä. Osa saa sieltä tarvitsemaansa lisätietoa, näkemyksiä ja ehkä tukea omille näkökannoilleen jne., huomauttaa J. Ilvonen.
Etäkokoukset säästävät aikaa ja hiilijalanjälkikin on pienempi, kun kokoukseen ei tarvitse matkustaa.
– Etäkokoukset toimineet hyvin ja vaivattomasti, jatkossakin varmaan pidetään etänä, koska läsnäolo ei ole välttämätöntä päätöksenteon kannalta. Uusien ihmisten osallistuessa hallitustyöskentelyyn ainakin ensimmäinen kokous voisi olla lähikokous. Etäkokouksien etuja on, ettei tarvitse matkustaa ja säästää näin ollen aikaa. Yleensä myös etäkokoukset ovat tehokkaampia, kun voi keskittyä päätöksentekoon. Negatiivista ehkä on se, että vuorovaikutus jää ohuemmaksi kuin normikokouksessa, toteaa K Oy Sokinsuonkuja 4:n hallitus.
Mitä isännöitsijä on itse kokenut haasteellisena etäkokouksissa?
– Äänestykset ovat tuntuneet hieman vaivalloisilta, mutta eivät missään tapauksessa ylitsepääsemättömiltä. Äänestystyökalut / hyvät Excelit ovat helpottaneet äänestyksiä, Lehtisalo summaa.
Juttu on julkaistu Vinkkarissa 1/2021.