Osakeluettelon siirrossa kannattaa vielä odottaa

Osakeluettelon ja osakekirjojen siirto osakehuoneistorekisteriin

Tämän vuoden alussa käyttöön otettu Maanmittauslaitoksen ylläpitämä huoneistotietojärjestelmä sähköistää osakeluettelot ja osakekirjat. Osakehuoneistorekisteriin kerätään lähivuosina vaiheittain tiedot taloyhtiöistä, osakehuoneistoista ja osakkeina olevista autotalleista omistus- ja panttausmerkintöineen.

Mitä hyötyä osakehuoneistorekisterin käyttöönotosta on?

Osakekirjoista luopuminen on monella tapaa hyödyllistä. Osana huoneistotietojärjestelmää luodaan osakkeiden vaihdantaa, omistusta ja vakuuskäyttöä palveleva Maanmittauslaitoksen (MML) ylläpitämä julkista luotettavuutta nauttiva sähköinen rekisteri. Siirron jälkeen taloyhtiön velvoite ylläpitää osakeluetteloa ja selvittää omistajavaihdostilanteita päättyvät. Nämä tiedot taloyhtiö saa jatkossa suoraan huoneistotietojärjestelmästä maksutta.

Kun omistajuus perustuu sähköiseen omistajamerkintään, osakkaalla ei ole enää tarvetta säilyttää paperista osakekirjaa eikä tästä mahdollisesti aiheutuvia kustannuksia enää ole. Samalla poistuu riski paperisen osakekirjan tuhoutumisesta tai häviämisestä. Huoneistotietojärjestelmän avulla myös asuntokaupassa voidaan ottaa käyttöön digitaaliset toimintatavat, mikä nopeuttaa ja helpottaa asuntokaupan tekemistä. Myös asunnon käyttäminen usean eri lainan vakuutena helpottuu.

Tietojen siirto järjestelmään tapahtuu vaiheittain

Vaihe 1 Taloyhtiö

Ennen 1.1.2019 perustettujen taloyhtiöiden tulee siirtää osakeluettelon ylläpito Maanmittauslaitokselle 1.5.2019 – 31.12.2022 välisenä siirtymäaikana. Siirtäminen tapahtuu ilmoittamalla taloyhtiön ja osakeluettelon tiedot sekä tiedot yhtiöjärjestyksen lunastus- tai vaihdannanrajoituksesta Maanmittauslaitokselle. Yhtiön on ilmoitettava MML:lle myös tiedossaan olevat osakkaiden sähköposti- ja muut tietoliikenneyhteydet. Taloyhtiön hallitus hyväksyy siirron ja sopii siitä isännöintitoimiston kanssa. Siirtopäätöstä ei tarvitse käsitellä yhtiökokouksessa. Siirrosta ilmoitetaan osakkaille samalla tavalla kuin kutsu yhtiökokoukseen toimitetaan. Isännöitsijäntodistukseen lisätään tieto yhtiön ja osakeryhmän kuulumisesta huoneistotietojärjestelmään.

Aikataulu: Kolmen vuoden siirtymäaika, viimeistään 31.12.2022 mennessä. Määräajassa tehty siirto Maanmittauslaitokselle on maksuton.

Vaihe 2 Osakas

Taloyhtiö toimittaa MML:lle siirtohetkiset osakkaiden omistajien tiedot. Osakeryhmän varsinainen rekisteröinti ja paperisen osakekirjan mitätöinti ovat osakkeenomistajan vastuulla.

Taloyhtiön tekemän osakeluettelon siirron jälkeen osakas voi hakea omistuksen rekisteröintiä vapaaehtoisesti. Osakekirja on ennen oikeuden kirjaamista luovutettava MML:lle mitätöitäväksi. Rekisteröinti on tehtävä viimeistään 10 vuodessa osakeluettelon ylläpidon siirrosta, jotta voi edelleen osallistua yhtiökokoukseen. Osakas voi valtuuttaa pankin hakemaan rekisteröintiä puolestaan. Osakkeenomistajan oikeuden rekisteröintiä haetaan myös mm. osakkeiden panttauksen yhteydessä. Pantinsaaja tekee rekisteröinnin omistajan suostumuksella.

Pakollista omistuksen rekisteröinti ja osakekirjan mitätöinti ovat osakeluettelon siirron jälkeen ensimmäisen omistajavaihdoksen yhteydessä. Luovutuksen saajan, eli uuden omistajan on haettava kirjaamista rekisteriin kirjatun omistajan suostumuksella. Perintötilanteissa kirjausta varten MML:lle on toimitettava vaadittavat asiakirjat, kuten perukirja, sukuselvitys ja perinnönjakokirja.

Ennen taloyhtiön tekemään siirtoa ja omistuksen rekisteröintiä yksittäinen osakas toimii kuten ennenkin. Omistusoikeuden osoitus perustuu edelleen paperiseen osakekirjaan.

Aikataulu: Taloyhtiön tekemän siirron jälkeen ensimmäisen omistajavaihdoksen tai panttauksen yhteydessä tai kymmen vuoden kuluessa. Osakkeenomistaja menettää oikeutensa osallistua yhtiökokoukseen, jos rekisteröintiä ei ole tehty kymmen vuoden määräajassa. Taloyhtiö tiedottaa, milloin siirto tehdään ja omistuksen rekisteröinti on mahdollista.

Osakeluettelon siirrossa kannattaa vielä odottaa

Järjestelmän käyttöönotto on viivästynyt. Maanmittauslaitoksen sähköinen osakeluettelon siirtopalvelu avataan taloyhtiöiden käyttöön alkuperäisestä aikataulusta poiketen vasta syksyllä, tämän hetkisen tiedon mukaan lokakuussa. Lokakuussa otetaan käyttöön myös taloyhtiöille tarkoitettu tietopalvelu, jota ilman osakeluetteloon merkittyjä tietoja ei voida sähköisesti tarkastella.

Taloyhtiöillä aikaa vuoteen 2022. Maanmittauslaitos suosittelee, että taloyhtiöt tekevät osakeluettelon siirron aikaisintaan loppuvuodesta 2019 alkaen.

Osakeluettelon siirrossa voidaan hyödyntää pohjatietona isännöintijärjestelmässä olevia tietoja taloyhtiöstä sekä osakehuoneistoista ja niiden omistajista, mikä helpottaa ja nopeuttaa siirron tekemistä. Tämä edellyttää toimenpiteitä sekä Maanmittauslaitokselta että isännöintijärjestelmätoimittajilta. Tietopalvelurajapinnat isännöintijärjestelmille valmistunevat ja ovat käyttöön otettavissa tämän hetkisen arvion mukaan vuoden 2019 loppupuolella.

Milloin kannattaa siirtää?

Tämän hetkisen tiedon ja aikatauluarvion perusteella suosittelemme, että osakeluettelon siirrot aloitetaan aikaisintaan vasta keväällä 2020, kun on ensin varmistettu, että tietojen siirto järjestelmien välillä toimii luotettavasti. Toimivat järjestelmärajapinnat ovat ensiarvoisen tärkeitä myös siirron jälkeisen toiminnan kannalta.

Lisätietoja:
Asioiden etenemistä voi seurata mm. osakehuoneistorekisteri.fi/ -sivulta.

Tilaa uutiskirjeemme!

Bralevan uutiskirje ilmestyy kerran kuukaudessa. Kirje sisältää asumisen hyötytietoa taloyhtiön osakkaille ja asukkaille. Uutiskirjeen tilauksen voit peruuttaa milloin tahansa uutiskirjeestä löytyvän linkin kautta. *) =pakollinen tieto